Scrivere una lettera commerciale che vende

scrivere una lettera commercialeCome scrivere una lettera commerciale efficace? Forse, è meglio iniziare da un’altra domanda: perché al giorno d’oggi si dovrebbe scrivere una lettera commerciale?

In effetti, da anni viviamo nell’era dell’e-mail, uno strumento molto pratico ed economico. Eppure la posta elettronica non ha ucciso il direct mailing. Anzi: cercare clienti via corrispondenza è un’attività che gode tuttora di buona salute.

In effetti, per certi versi, una lettera commerciale rappresenta ancora un modo professionale e, tutto sommato, poco invasivo di presentare la propria azienda. Ecco dunque che le lettere commerciali rimangono una delle armi più efficaci a disposizione del marketing.

Detto ciò, possiamo tornare alla nostra domanda iniziale: come scrivere una lettera commerciale perfetta?

 

Scrivere una lettera commerciale: la strategia di comunicazione

Prima d’iniziare a scrivere una lettera commerciale, occorre che tu ti ponga tre domande:

1) Chi è il destinatario della mia comunicazione?
2) Qual è l’obiettivo della mia comunicazione?
3) Che reazione voglio ottenere dal destinatario?

lettera commercialeAnalizziamo il primo punto: devi decidere a chi scrivere. Devi fare una scelta precisa, perché rivolgerti a tutti non paga. C’è qualcuno che ha specificamente bisogno di te. Cerca di capire chi è quella categoria di persone o di aziende.

Una volta che hai scelto il tuo target, devi studiarlo nei minimi dettagli. Che tu comunichi a una sola persona o a migliaia di individui: scova più informazioni possibili sul tuo destinatario. Devi cioè trovare più informazioni che puoi sia sulle aziende a cui scrivi che sulle persone che riceveranno la tua comunicazione.

Informarti su un’azienda significa, per esempio, studiare come essa comunica. Informarti su una persona significa cercare sia informazioni personali – età, sesso, titolo di studio ecc. – che lavorative – posizione in azienda, anzianità di servizio, livello di autonomia decisionale ecc.

Tutto ciò è faticoso, ma indispensabile per scrivere una lettera commerciale mirata. Come ho già detto: le lettere buone per tutti non funzionano. Infatti, la comunicazione efficace – la sola capace di influenzare le scelte altrui – è sempre ritagliata sul destinatario.

Il secondo punto è meno scontato di quanto si creda. In effetti, non è detto che l’obiettivo di una lettera commerciale sia sempre la vendita. Per esempio, si può scrivere una lettera commerciale per fare brand awarness, per proporre una partnership, per raccogliere dati sul proprio mercato. È perciò fondamentale che individui in modo preciso l’obiettivo della tua comunicazione.

Terzo punto. Scelto il target e l’obiettivo della tua lettera commerciale, è necessario che tu definisca con esattezza quale azione vuoi che il destinatario compia. La sua reazione dovrà essere ordinare il tuo prodotto? Oppure visitare il tuo sito web? Oppure vuoi che richieda maggiori informazioni su una tua promozione?

Avere le idee chiare su che azione vuoi far compiere al destinatario è fondamentale: ti aiuterà a scrivere una lettera commerciale contenente una call to action efficace sul serio.

 

Scrivere una lettera commerciale: consigli per una comunicazione efficace

Prima di procedere, una premessa. Da qui in avanti, mi riferirò alle lettere commerciali che mirano a vendere.

Siamo così arrivati al momento operativo: la redazione della nostra lettera. A tal riguardo, vorrei indicarti alcuni aspetti da tener presenti:

1. Concentrati sui benefici per il lettore

Molti pensano che scrivere una lettera commerciale significhi parlare di quanto la loro azienda sia importante. In questo modo, la loro comunicazione è autoreferenziale e pomposa. Peccato però che al lettore non importi alcunché di quanto un’azienda sia “leader di mercato” o della sua “tecnologia innovativa”. Sono cose che dicono in troppi per essere credibili. Per esempio, nel momento in cui scrivo, Google.it dà ben 8.600.000 risultati per la query “leader di mercato”! L’unico che non è leader di mercato sono io!  :-)

Scrivere una lettera commerciale autoreferenziale significa perdere tempo. Concentrati invece sui benefici per il lettore. Per esempio, spiegagli quanto denaro risparmierà se sceglierà te, quanto più produttiva diventerà la sua azienda, quanto tempo potrà guadagnare.

Insomma: scrivere una lettera commerciale significa calarsi nei panni del lettore per soddisfare le sue esigenze.

2. Dì’ subito la cosa più importante

Per scrivere una lettera commerciale efficace, usa il metodo della piramide rovesciata. Cioè: va’ subito al sodo, di’ subito quali sono i vantaggi che proponi. Usa il resto della lettera per giustificare la bontà della tua proposta.

3. Sii breve

Tutte le aziende cercano di ottenere visibilità. Perciò, non sei l’unico al mondo a scrivere lettere commerciali. Inoltre, il tuo lettore ha in genere poco tempo da dedicarti. Spesso, si tratta solo qualche secondo. Perciò, è importante che tu sia sintetico nella tua comunicazione.

4. Usa un tono formale

Scrivere una lettera commerciale con un tono amichevole è sbagliato. O meglio: funziona solo in determinate e particolari circostanze. Perciò, usa un tono formale nei confronti del lettore. Formale non significa baroccamente pomposo. Significa rispettoso, professionale, credibile. Ricorda che se scrivi a una persona devi usare il lei, se scrivi a un’azienda devi usare il voi.

5. Cura la struttura testuale

È curioso come molte delle regole del web writing si possano usare anche per scrivere una lettera commerciale. In sostanza: sintesi, nessun muro di testo ma brevi paragrafi separati da spazi vuoti, uso di grassetto a sottolineare i concetti importanti, uso di elenchi. Insomma: crea una struttura testuale dalla grafica pulita, ben leggibile.

6. Scrivi in italiano perfetto

Qui c’è veramente poco da dire: niente errori di ortografia, grammatica, sintassi. Ti accorgi che c’è un refuso nella lettera? Nessuna correzione a mano: ristampa il foglio.

7. Inserisci foto di gente sorridente

Se nella tua lettera commerciale pensi d’inserire una foto, ecco quella ideale: persone sorridenti mentre guardano o usano il tuo prodotto.

8. Usa le call to action

L’obiettivo finale di una lettera commerciale è spingere il lettore all’azione. Perciò, la tua lettera deve terminare con una call to action efficace.

 

Scrivere una lettera commerciale: la struttura della lettera

lettere commercialiDunque, qual è la struttura della perfetta lettera commerciale? Come vanno disposti i contenuti e la grafica?

Una premessa anche qui. Esiste una struttura base per scrivere una lettera commerciale, ma tutti propongono le proprie varianti. Se fai un giro sul web, te ne accorgerai: ognuno ha la sua idea di struttura per una lettera commerciale. E anch’io ce l’ho.  :-)  La mia proposta si basa sulle mie esperienze lavorative e su un po’ di buonsenso.

1. Intestazione: il mittente

L’intestazione delle tue lettere commerciali deve contenere i dati del mittente, in alto a sinistra. Cioè: il logo della tua azienda e il suo nome, l’indirizzo, il numero di telefono e fax, un indirizzo e-mail e l’indirizzo del sito web aziendale. Per esempio:

NOME AZIENDA
NOME VIA, NUMERO CIVICO
TELEFONO – FAX
E-MAIL
SITO WEB

2. Intestazione: il destinatario

Nello scrivere una lettera commerciale, i dati del destinatario vanno in alto a destra. Ecco un esempio:

Spett.le NOME AZIENDA
Alla c.a. del Dott. NOME PERSONA
NOME VIA, NUMERO CIVICO
CAP CITTÀ (PROVINCIA)

3. Intestazione: luogo e data

Nelle lettere commerciali, la data si mette in alto a destra, sotto i dati del destinatario. Il giorno si scrive in numero, il mese in lettere – è più elegante – e con la lettera iniziale minuscolo, l’anno in numero. Prima della data bisogna inserire il luogo. Luogo e data devono essere separati dalla virgola.

4. L’oggetto

Nell’oggetto, in poche parole, spieghiamo al lettore perché gli abbiamo scritto una lettera commerciale. Di solito, l’oggetto va in grassetto.

L’oggetto è uno degli elementi da curare maggiormente nello scrivere una lettera commerciale. Dev’essere breve e deve invogliare alla lettura della lettera. Personalmente, amo scrivere un oggetto che contenga una domanda. Perché è molto efficace. Ecco un esempio: “Oggetto: vuole imparare a scrivere una lettera commerciale che vende?”.

5. Corpo della lettera

Occorre iniziare con l’aggettivo gentile, seguito dal titolo e dal nome della persona. Oramai la formula egr. non si usa più. Dopodiché si mette una virgola e si va a capo, lasciando una riga bianca, per iniziare a scrivere la lettera commerciale vera e propria. Alla fine del corpo, inserisci la call to action.

6. Formula di congedo

Anche qui: educazione ma nessuna pomposità barocca. La formula che preferisco io è: “Grazie dell’attenzione e cordiali saluti”.

7. L’antefirma

L’antefirma precede la firma vera e propria ed è costituita dal nome della tua azienda, dal tuo nome e dalla tua carica. Va inserita alla fine del corpo della lettera commerciale. Un esempio:

NOME AZIENDA MITTENTE
TITOLO E NOME MITTENTE
CARICA MITTENTE

8. La firma

Nelle lettere commerciali, la firma va inserita in fondo a destra. È elegante che, sotto la firma, tra parentesi, siano stampati il nome e cognome del mittente.

9. Post scriptum

Il post scriptum è un’aggiunta alla lettera, dopo averla già terminata e firmata. Va perciò inserito in fondo, a sinistra. La sua funzione è quella di enfatizzare un’idea già espressa nel testo. Nello scrivere una lettera commerciale, il post scriptum è da evitare, perché sa di tecnica a effetto. Personalmente, lo detesto proprio.

10. Gli allegati

Gli allegati sono documenti aggiuntivi, correlati agli argomenti della lettera commerciale. Per indicare la presenza di un allegato, si aggiunge l’abbreviazione All., in fondo a sinistra, seguita dal numero di pagina dell’allegato.

 

Scrivere una lettera commerciale: un esempio

scrivere una lettera commerciale

Ecco, queste sono le indicazioni per redigere lettere commerciali che ti aiutano realmente a vendere i tuoi prodotti o servizi. E tu, come la vedi in proposito? Di solito, riesci a creare dei messaggi efficaci con il tuo direct mailing? Lascia un commento qui sotto e condividi con noi le tue esperienze su come progettare la lettera commerciale perfetta!

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6 pensieri su “Scrivere una lettera commerciale che vende

  1. Gianluigi

    Trovo i diversi articoli letti fino ad oggi dal tuo sito molto interessanti.
    Da pochi giorni mi trovo disoccupato, ma con un idea imprenditoriale per il prossimo anno.
    Vorrei aprire un impresa individuale che offra servizi di pulizie e imbiancatura.
    Mi chiedo se un blog potrebbe facilitarmi nel farmi conoscere.
    Ti ringrazio per una tua eventuale risposta.
    Di nuovo complimenti.

    Replica
    1. Alessandro Scuratti Autore articolo

      Ciao Gianluigi,

      Innanzitutto: in blocca al lupo per il tuo progetto!

      Io aprirei invece un sito web. In una delle sue sezioni, metterei il blog. Così, hai un sito aziendale e un’area in cui – se ti va di scrivere – puoi avere un tuo blog.

      Tieni conto di tre cose:

      1) Proprio come in una lettera commerciale, devi creare valore per il tuo pubblico. Quindi, scrivi tanti consigli che risolvono i problemi dei tuoi potenziali clienti. “Creare valore” deve essere il tuo mantra.

      2) Per posizionarsi su Google, ammesso di usare le tecniche SEO, ci vogliono mesi (ma bisognerebbe capire anche quanto è competitiva la tua nicchia). Se hai però bisogno di visibilità immediata, puoi investire qualche soldo su Google AdWords, che è rapidissimo.

      3) Non star lì a spender soldi: acchiappa un amico informatico e digli di aprirti il sito e di installarci WordPress, con cui gestirai sito e blog. In una sera, dovrebbe riuscire a far tutto comodamente.

      Ciao!

      Replica
    1. Alessandro Scuratti Autore articolo

      Ciao Francesco,

      Il sito web e i social network sono molto importanti, ma richiedono tempo prima di essere efficaci. Si tratta del tempo per posizionarti nelle prime posizioni di Google e di avere un gran numero di fan su Facebook o su altri social network.

      Per avere risultati immediati, ti consiglierei di puntare su Google AdWords e/o su campagne di email marketing.

      Ciao!

      Replica

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